Pengertian
Groupware adalah aplikasi yang
dibuat untuk mendukung kolaborasi bersama antar sekelompok pengguna dalam suatu
lingkungan tertentu1. Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega
terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka. Operasi yang
didukung antara lain: penjadwalan rapat dan alokasi sumberdaya, email,
e-newsletter, distribusi file dan lain sebagainya.
Aplikasi Groupware
1.
Kolaborasi
berdasarkan tempat
Groupware dapat
menggabungkan pengguna yang lokasinya berjauhan, misalnya dengan adanya video
conference, meeting room, chatting ataupun messanger. Groupware jenis ini lebih
banyak berbasis web, agar dapat diakses secara bersamaan di lokasi yang
berjauhan.
2.
Kolaborasi
berdasarkan waktu
Groupware dapat
dijalankan di waktu yang berbeda misalnya dengan email, forum diskusi, share
editing. Tampilan harus dapat dilihat oleh setiap pengguna lengkap dengan
penunjuk waktu kapan terakhir pengguna menggunakan aplikasi tersebut.
Email
Email merupakan groupware
tersukses yang ada. Email termasuk jenis komunikasi yang asynchronous (berbeda
waktu) dan remote (berbeda tempat). Komponennya terdiri dari alamat tujuan
(To), salinan (Cc) juga disertai dengan penanda waktu kirim.
Mekanisme pengiriman
e-mail membutuhkan delay dalam pengirimannya dan masalah ini tidak dapat
diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat penggunaan komputer yang
digunakan sebagai relay suatuy pesan. Dalam suatu e-mail yang sederhana
terdapat hanya satu penerima. Banyak sistem e-mail yang mengijinkan dapat
diterima oleh banyak penerima dengan menuliskan (Cc: ) dalam e-mail yang
dikirimkannya menjadi suatu group. Group ini berisi daftar distribusi yang berisi
nama group dari sekelompok user yang sering mengirim e-mail.
Dalam sistem ini pesan
yang dikirimkan dialamatkan ke dalam suatu bulletin board atau newsgroup. Dalam
pengirimannya dari suatu lokasi membutuhkan waktu pengiriman dalam ukuran menit
atau hari, sedangkan e-mail yang berbasiskan LAN dalam satu lokasi hanya
membutuhkan beberapa detik.
Instant Messanger
Instant messenger seperti
yahoo messenger merupakan suatu fasilitas untuk mengirim pesan berbasis
internet yang mendapat umpan balik secara langsung, selain itu juga bisa
berkirim file, suara dan video dengan adanya fasilitas web camera.
Layanan pesan singkat (sms)
Layanan
pengiriman pesan yang dibatasi 160 karakter. Dengan layanan 3G, bisa
disertai komunikasi face to face.
Konferensi dan Komunikasi video
Untuk berkomunikasi di
antara beberapa orang yang terpisah secara lokasi memerlukan biaya yang tidak
sedikit serta waktu tempuh yang tidak singkat. Untuk memenuhi
kendala tempat, waktu dan biaya tersebut diatasi dengan teknologi video
konferensi yang berbasis teknologi satelit. Masing-masing lokasi dalam sebuah
sistem video konferensi membutuhkan sarana untuk mengirim dan menerima video
yang dikirim melalui satelit.
Konferensi
video bukanlah pengganti komunikasi face to face karena memiliki kekurangan
antara lain timbal balik dan kontak mata yang kurang. Solusi untuk mengatasi
kurangnya kontak mata dengan adanya video tunnel.
Argumentation Tools
Komunikasi ini berbentuk
dua arah dan melihat kontribusi masing-masing. Hal ini dilakukan untuk
mengkomunikasikan alasan pengambilan keputusan di antara perancang
Meeting Room
Suatu ruang pertemuan
yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk pertemuan tatap mata.
Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau C yang diatur mengelilingi layar
monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini
mendukung beberapa bentuk pekrjaan seperti penggunaan terminal secara pribadi
dan sub group pada kegiatan teleconferencing atau email.
Sistem
ini beroperasi dengan mode dimana semua layar peserta dan layar pada terminal
pusat mempunyai tampilan yang sama. Hal ini dikenal dengan
istilah WYSIWIS (what you see is what I see). Masalah pada sistem ini adalah
jika beberapa peserta memutuskan untuk menulis pada waktu yang bersamaan.
Shared work surfaces
Merupakan suatu sistem
yang menggunakan efek whiteboard, yakni suatu sistem yang mengatur para peserta
menulis dengan tangan secara langsung ke layar besar. Tulisan ini akan dibuat
film dengan kamera atau di capture secara digital dengan menggunakan layar yang
sensitive.Tampilan tulisan satu peserta akan ditampilkan ke peserta yang lain.
Variasi yang lain dari shared work surface ini adalah dengan membuat peserta
menulis pada suatu kertas pada masing-masing desktop dan dibuat filmnya dari
arah atas. Gambar
dari masingmasing peserta akan digabungkan dan ditampilkan pada masing-masing
layar di area kerja peserta.
Shared Editor
Editor
ini dapat berbentuk text maupun grafik yang bekerja sama. Bentuk software yang
digunakan dalam meeting room dapat berbentuk shared editor tetapi digunakan
untuk kerjasama pada dokumen yang normal. Dengan membuat PC dan windows
bekerjasama maka user mengharapkan mempunyai maksud yang sama dalam suatu
komunikasi, dimana hal ini dapat juga dilaksanakan pada komunikasi secara face to
face (co-located), saluran audio dan video atau sekurangnya pada komunikasi
secara tekstual.
Shared Diary
Ide dari sistem ini
adalah sederhana yakni setiap orang menggunakan shared electronic diary, hal
ini berlaku sama jika menggunakan personal komputer dan pocket organizers. Jika ada seseorang
ingin membuat pengaturan pertemuan maka sistem akan mencari diaries semua orang
untuk menemukan waktu yang kosong
Shared PCs & Windows
Sistem ini difokuskan
pada pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama. Ide sistem ini adalah
membuat beberapa komputer seolah-olah menjadi satu kesatuan. Apapun yang
ditulis akan terlihat pada setiap terminal. Hal ini mirip pada meeting room
tetapi tidak terdapat layer besar.
Sistem
ini mempunyai
dua kegunaan yakni ada :
1. Dokumen
yang sedang dalam proses, contoh jika peserta sedang menggunakan program
spreadsheet secara bersama untuk memecahkan persoalan keuangan.
2. Untuk
technical support, contoh jika kita sedang mengalami kesulitan pada suatu
aplikasi kemudian menelepon local technical guru yang akan terhubung dengan
komputer kita.
Implementasi Synchronous Groupware
1. Feedback and network delays
Suatu pesan ketika dikirimdalam suatu jaringan
maka tidak dapat secara langsung diterima oleh komunikan di tempat lain karena
ada jeda yang terjadi pada jaringan. Lama waktu yang terjadi sesuai dengan
jenis jaringan yang digunakan, bahkan bila terjadi request time out(RTO)
kemungkinan besar pesan tidak sampai ke penerima.
2. Architectures
for groupware
Terdapat dua alternative arsitektur untuk
groupware yakni centralized (client-server architecture) dan replicated dengan
beberapa variasi dari kedua bentuk tadi.
3. Feedthrough and network traffic
Telah didiskusikan bahwa feedback bagi user
sangat diperlukan untuk mengetahui tindakan yang telah dilakukan. Hal ini
sangat penting juga dilakukan adalah mengetahui feedthrough yang merefleksikan
tindakan seorang user pada screen user yang lain. Sehingga dapat mengurangi
trafik suatu jaringan.
4. Robustness dan Skalability
Robust artinya bahwa server seharusnya dapat mempertahankan klien yang
tabrakan atau dengan kata lain kerusakan pada klien seharusnya tidak
menyebabkan server menjadi hang. Bahkan server tidak boleh menunggu respon dari
klien.
Reconfigure artinya bahwa server harus bisa mendeteksi
kesalahan yang terjadi dan menkonfigurasi ulang atas keseluruhan sistem.
Konfigurasi ulang meliputi set ulang dari struktur data internal dan
menginformasikan partisipan lain bahwa partisipan yang lain tidak ada berikut
alasannya.
Resynchronise artinya bahwa server
harus bisa mengirimkan informasi yang cukup untuk dikirimkan ke clien yang
sedang mengalami recover dari kesalahan.
